6 tips til at spare tid på din næste PowerPoint præsentation

Af PowerPoint specialist, Claus Handberg
Lad os bare indrømme det – det er ikke hver gang at vi har tiden til at lave den perfekte PowerPoint præsentation helt fra bunden. Hvis du virkelig gøre det rigtig så tager det tid – og hvor mange af os kan finde denne tid (hver gang) I en travl hverdag?

Men der findes også dem der formår at lave flotte, fede og fantastiske PowerPoint præsentationer på bare en time eller to!! Men hvordan gør de det?
I denne artikel vil jeg give dig 6 PowerPoint råd der kan spare dig timer i dit arbejde med præsentationen.    

1: “Godt nok” er bedre end “ufuldendt”

Går du på sider som SlideShare.net og lignende, er det svært ikke at blive blæst bagover af alle de ekstrem flotte visuelle præsentationer, mens man stille drømmer om selv at kunne fremstille præsentationer hvor alle elementer er arrangeret med same nøjagtighed i en perfekt kombination med imponerende billede behandling…. MEN

Med mindre du arbejder sammen med et team af grafiske designere, så vil jeg anbefale dig at lade dig inspirere af disse imponerende visuelle præsentationer – men selv holde dig til et mere simpelt udtryk. Enkelthed (også kendt som ‘simplicity’) er ofte den bedste måde at lave hurtigere og stadig visual-inspirerende PowerPoint præsentationer.

En typisk begynderfejl, der føre til at du bruger lang tid på din ppt præsentation er, at du bekymre dig for meget om hvordan præsentationen kommer til at se ud før den egentlig bliver færdig. Dette arbejde med ‘look and feel’ kan blive en tidsrøver som gør at du aldrig bliver færdig med dit indhold.

2: Stjæl et simplet design

Ja ja jeg ved det godt – man må ikke stjæle… men det er et must at lade sig inspirere. Brug lidt tid på nettet og her er SlideShare.net et perfekt sted at starte.

Hvis du ser lidt nærmere på de præsentationer som er delt på SlideShare kan du let finde et simpelt design du kan efterligne og gøre til dit eget.

Noget så simpelt som det at bruge en pålidelig sans-serif skrift og en baggrund med en stærk kontrast til din tekst, kan virkelig gøre underværker for det visuelle indtryk af din PowerPoint præsentation.
Picture
Kilde: slideshare.net/SlidesThatRock
Brug kun yderligere elementer på dine slides hvis de er essentielle for at du kan kommunikere og formidle din pointe. Hvis ikke – ja så skip dekorationerne og overlad det til dem der har brug for at promovere deres evner indenfor grafisk design. Ved at hold dit design helt simpelt sikre du at dit budskab går klart igennem til dit publikum – med en minimal brug af tid.

3: Brug online tjenester til at øge din hastighed

Når du skal lave fede, flotte og fantastiske PowerPoint præsentationer har du brug for en hel del billeder og behandling af billeder.

Og selvfølgelig er vi ikke alle design-hajer til at bruge Photoshop (for slet ikke at tale om prisen for at købe Photoshop programmet).

Brugen af online tjenester til billede behandling er den næst bedste måde at få flotte billeder til dine ppt slides.

 
Billede behandling – Pixlr.com

P.t. er min foretrukne online tjeneste til billede behandling Pixlr.com. Det er en robust billede editor, der efter min mening dækker alle dine redigerings behov. Med Pixlr har du fuld kontrol over dine billeder inklusiv effekter og filtre.

Med Ganske få klik kan du holde et konsistent udseende på dine billeder med Pixlr. Dine billeder vil få et meget mere dynamisk udseende og din præsentation vil fremstå visuelt stærkere.
Design og layout – Canva.com


Canva er enhver ikke-designers’s drøm. De har afprøvet og testet layout og elementer som du kan bruge direkte i dine PowerPoint præsentationer. Det bedste er at du kan eksportere dine billede layouts som et færdigt billede (i de rigtige størrelser), direkte til at indsætte i din ppt præsentation.

PowerPoint har sine begrænsninger ift. Billeder (selvom de nyeste versioner er klart forbedret) – men hvis du burger disse online tjenester I dit arbejde, vil du opnå super fede resultater meget hurtigt.

Her er en kort intro video til mulighederne med Canva:

4: Genbrug eksisterende materialer og billeder

Du har sikkert hørt dette før – men det gælder altså stadig at du ikke behøver at opfinde den dybe tallerken hver gang du skal lave en PowerPoint præsentation. Når du i stedet genbruger indhold er der rigtig meget tid at spare.

Det er absolut godkendt at se dig omkring og genbruge noget af det materiale du og din virksomhed allerede har skabt omkring emnet du skal have formidlet. Du kan genbruge materialer fra blog-post, e-bøger, rapporter og andre former for digitalt materiale – ja selv fra andre PowerPoint præsentationer omkring emnet.

Se på materialet og giv hver af pointerne I materialet sin egen slide I din ppt præsentation. Til de understøttende argumentationer kan du splitte sætningerne up I nogle selvstændige slides, som du understøtter visuelt med ikoner, billeder eller diagrammer.



Du kan endda inkludere et link direkte tilbage til dit kildemateriale i slutningen af din præsentation, for dem blandt publikum, der gerne vil dykke dybere ned i emnet.

5: Lav dit eget visuelle bibliotek

En stor del af den tid du skal bruge på at designe en flot, fed tog fantastisk præsentation, går med at lede efter de rigtige visuelle elementer til dine slides.

Der er utallige kilder og sider på nettet hvor du kan finde gratis materialer. Sørg for at gemme de virkelig gode visuelle elementer på din computer (eller Dropbox). På den måde har du dit helt eget bibliotek af gode visuelle ressourcer du kan genbruge igen og igen.

6: Hold et ensartet udseende med et tema

For at skabe klarhed og sammenhæng gennem din præsentation, anbefaler jeg, at du udvikler en håndfuld tema-layouts, som du kan bruge til dine slides. Ved at have disse temaer klar i skuffen og genbruge dem i dine præsentationer vil du kunne spare meget tid.

Min erfaring er at du ofte vil have brug for følgende følgende layouts:

  • Afsnit-layout
  • Layout kun med billeder
  • Layout kun med tekst
  • Layout med kombination af billeder og tekst
  • Forsiden

På http://www.brydrammen.dk/kap20.html finder du yderligere materiale og inspiration til de forskellige typer af layouts.
Prøv disse 6 råd af:
  1. “Godt nok” er bedre end “aldrig færdig”
  2. Stjæl et simplet design
  3. Brug online tjenester til at øge din hastighed
  4. Genbrug eksisterende materialer og billeder
  5. Lav dit eget visuelle bibliotek
  6. Hold et ensartet udseende med et tema
og se hvor meget tid du vil kunne spare når du skal lave din næste PowerPoint præsentation.

Hvis du kunne bruge denne artikel til noget - så tryk lige 'share' på knappen herunder... TAK !

Skriv dig op til at modtage opdateringer når der er ny viden på disse sider - klik her....
Det er gratis, uforpligtende og du kan til enhver tid afmelde lige så let som tilmeldingen :-)
Aldrig mere kedelige PowerPoint præsentationer - praktisk håndbog der guider dig til effektive visuelle præsentationer.



Vil du lære mere om hvordan dine præsentationer bliver set, hørt og husket?
Min bog - Bryd rammen - livet er for kort til kedelige præsentationer - viser dig hvordan.

I bogen tager jeg dig skridt for skridt gennem din forberedelse, fremstilling og fremlæggelse af dit budskab. Det er en interaktiv drejebog til at lave præsentationer på en spændende, fængende og ikke mindst effektiv måde. 

Bogen indeholder også en række links til bonusmaterialer (videoer, skabeloner, eksempler på præsentationer...), der tager dig fra et teoretisk udgangspunkt til helt praktiske elementer, du kan bruge her og nu i din næste præsentation.

Den er baseret på mine egne erfaringer og fejl, samt en række af de inspirationskilder jeg selv benytter mig af.

Du kan købe bogen her...